Forbedret logistikk reduserer ventetiden for pasientene

Omtrent 30 000 pasienter er innom kirurgisk og ortopedisk poliklinikk på Sykehuset Levanger årlig. Antallet øker hvert år. Enkle grep i måten arbeidet organiserer på, har vært med på å redusere tiden det tar fra en pasient blir henvist til han eller hun er operert og utskrevet.

Sentrale  ansatte i logistikkarbeidet. Sykepleier Irene Alstad, operasjonssykepleier Åshild Tosdal og sykepleier Hege Flatås (foran), sekretær Nina Dybvadsskog (bak), sykepleier Beate Bardal og avdelingsleder Aud Marit Vongraven.

​- Det er ikke slik at vi kan sette to streker under svaret på hva som er den beste måten å jobbe på, sier avdelingsleder Aud Marit Vongraven ved kirurgisk avdeling Levanger.

- Det er viktig for oss at pasientene må vente så kort tid som mulig før en operasjon, og at pasientene får den riktige helsehjelpen til riktig tid i henhold til lover og forskrifter. Derfor gjør vi hele tiden større og mindre justeringer som vi lett kan se effektene av. Slik kan vi se om nye arbeidsmåter har noe å si for ventetiden for pasientene, sier Vongraven.

Stort apparat

Uansett om det er snakk om et lite eller et stort inngrep, er logistikken for de ansatte den samme.
- Det er et stort apparat i sving for å få systemet rundt innkallinger og forberedelser til hver enkelt operasjon til å fungere så godt som mulig, forteller Espen Jensen, som leder Seksjon for inntak og støtte.
- Vi ser hele tiden på hvordan vi kan få logistikken til å fungere så sømløst som mulig, sier Jensen.

Fra det øyeblikket pasienten blir henvist av fastlegen til poliklinikken for å bli undersøkt av en spesialist, starter arbeidet med logistikken. De riktige prøvene må tas til riktig tidspunkt og i riktig rekkefølge. Ved utredning for prostatakreft må pasienten til MR-undersøkelse. Før det kalles det inn til blodprøve. Etter at resultatene av MR-undersøkelsene har kommet inn, må det bestilles biopsi, og resultatene av biopsien avgjør hvordan pasienten skal behandles.

I utgangspunktet får hver pasient et brev fra sykehuset med innkalling til undersøkelser. I de tilfellene hvor det er noe spesielt, eller hvor avdelingen ser at det åpner seg et tidspunkt for en undersøkelse - og det vil ta for lang tid å sende brev om det, ringer inntakskooordinatoren til pasientene.

På denne måten blir kapasiteten ved sykehuset utnyttet best mulig.

- Det brukes mange ressurser på en enkelt operasjon, og det er mye å tjene både tidsmessig, økonomisk og organisatorisk på at logistikken går på skinner, sier Jensen. 

Koordinerer kapasiteten

Det å sette opp timeplanen for hvem som skal opereres når, er et puslespill uten like. Ikke bare er det avhengig av hvilke pasienter som har behov for hvilke inngrep, men det skal koordineres med en rekke hensyn:

  •  hvilke spesialister som er på jobb de ulike dagene
  • hvilke operasjoner som haster mest
  • kapasiteten på sengepost/dagkirurgi/intensivavdelingen
  • hvilket utstyr som er tilgjengelig
  • hvilken operasjonsstue som egner seg best for hvilke inngrep
  • samhandling med spesialsykepleiere
  • hvilke hensyn som må tas med tanke på eventuelle andre diagnoser pasienten har
  • transporttidspunkt for vevsmateriale

Ingenting er tilfeldig.

- Sykehusdrift er noe av det mest komplekse du finner, mener Jensen.

For å utnytte kapasiteten fullt ut i Klinikk for kirurgi i Helse Nord-Trøndelag kan noen pasienter få tilbud om å bli operert ved Sykehuset Namsos hvis det er ledig kapasitet der, men fullt på Levanger.

- Bare i dag har vi flyttet over tre pasienter fra Levanger til Namsos, forteller Jensen.

- Pasientene sto uansett først i køen for operasjoner på Levanger, så dette er en vinn-vinn-situasjon for alle parter.

Finner flaskehalsene

- Når vi har sett etter rutiner vi kan endre på, har vi blant annet jaktet på rutiner som har blitt beskrevet som «vi har alltid gjort det sånn her», forteller Jensen.
- På denne måten har vi blant annet identifisert rutiner hvor to mennesker har gjort samme jobben. Det å fjerne arbeidsoppgaven fra en av de ansatte, har frigjort tid til andre oppgaver, forklarer Jensen.
 
Et annet grep som har vist seg å være veldig effektivt, er tirsdagsmøtene i avdelingen. Der møtes ledelsen i klinikken og evaluerer foregående ukes drift og logistikk.
- Den flate strukturen gjør at vi kan gjøre raske og effektive korrigeringer, sier Vongraven.

Det gjøres også et stort arbeid rundt å standardisere arbeidsflyten hos personer som gjør de samme oppgavene. På den måten blir helseforetaket mindre sårbare hvis nøkkelpersoner blir syke.

- Det blir stadig viktigere at arbeidsoppgavene i avdelingen er så effektive som mulig, og at virkningen av endringer både kan dokumenteres og begrunnes. De ansatte har vært veldig lydhøre for og ivrige på endringer, og det fortjener de honnør for, sier Vongraven.

Endringene i kirurgisk og ortopedisk avdeling er en av flere forbedringsprosesser som gjennomføres i klinikken.