– Det hender det er et gap mellom avtaleprisene og prisene vi faktisk betaler.

Det sier seksjonsleder ved kjøkkenet på Sykehuset Namsos, Bjørn Sandnesmo.

Når han bestiller inn varer til den daglige driften av kjøkkenet, er det basert på priser fremforhandlet av Sykehusinnkjøp HF. Det eies i fellesskap av Norges fire regionale helseforetak, og forhandler frem prisavtaler med leverandører sykehuset benytter seg av.  

– I vårt tilfelle benytter vi oss av 8-9 leverandører, som alle har separate avtaler med oss, sier Sandnesmo, som forteller at det dermed kan være utfordrende å kontrollere at alle innkjøpsprisene stemmer med avtalene.

Søkte innovasjonsmidler

For å finne en løsning på utfordringene søkte Sandnesmoen om innovasjonsmidler fra Helse Nord-Trøndelag. Dette er midler som skal bidra til å forbedre eller utvikle nye prosesser, tjenester, produkter eller organisering i helseforetaket.

Sandnesmoen fikk 60.000 kroner til prosjektet, og gikk i gang med en pilot hvor kjøkkenet tester teknologi som systematisk kontrollerer prisene.

– Dette er teknologi som kort forklart sørger for at alle innkjøpene vi gjør er knyttet opp til den fremforhandlede prisen fra Sykehusinnkjøp HF.

– Vi kan også kjøpe alle varene våre fra samme portal, i stedet for å logge inn på hjemmesidene til hver enkelt leverandør, sier Sandnesmoen, som forteller at han ble oppmerksom på muligheten gjennom et annet innovasjonsprosjekt fra Helse Nord-Trøndelag kalt MATerVITALT, ledet av spesialsykepleier og postdoktor Lise Tuset Gustad. 

Nå har kjøkkenet ved Namsos brukt verktøyet siden april, og anslår at prosjektet kan spare avdelingen for flere hundre tusen kroner i året.

– Vi har allerede merket såpass stor effekt at vi har kunnet redusere prisene på bestillingstjenester vi har opp mot sykehuset.

Stor interesse for prosjektet

Sandnesmoen presiserer at prosjektet så langt har vært en pilot finansiert av de tildelte innovasjonsmidlene, og at det ikke er besluttet om teknologien skal benyttes på fast basis.

– Dette arbeidet har likevel blitt lagt merke til regionalt i Helse Midt-Norge, og Helse Møre og Romsdal har nå satt i gang en egen sidepilot lik det opprinnelige prosjektet vårt, sier seksjonslederen.

IT-spesialkonsulent i Helse Midt-Norge IT (HEMIT), Ketil Thorvik, er blant dem som har deltatt i utviklingen av prosjektet, og sier satsingen har vært meget vellykket.

– Det er også et prosjekt som har skapt nasjonal interesse hos både Direktoratet for forvaltning og økonomistyring (DFØ) og Sykehusinnkjøp HF, som har fulgt det tett, sier Thorvik.

– I tillegg har prosjektet hatt solid forankring i alle de tre helseforetakene i Midt-Norge, med representanter fra alle parter i prosjektets styringsgruppe.

Han sier prosjektet har hatt en tydelig problemstilling som kjøkkendriften ved alle de tre helseforetakene har kjent seg igjen i, og at nytteverdien av å ta i bruk teknologien er blitt godt dokumentert.

– Nå gjenstår det å vurdere kost/nytte-forhold ved en eventuell fremtidig implementering av en slik teknisk løsning, sier Thorvik.

– Dynamisk og konstruktiv tone

Det er selskapet Millum som står bak teknologien som er tatt i bruk i prosjektet. Daglig leder for Matinfo i Millum, Knut Øksby, sier det her handler om en innkjøpsportal som samler produktene fra alle leverandører på ett sted.

Dette muliggjør direkte tilgang til avtalte produkter og priser, i tillegg til andre administrative funksjoner.

Øksby sier selskapet siden etableringen i 2002 har hatt jevnlige dialoger med offentlig sektor, uten at det har ledet til konkrete samarbeid.

– I møte med Helse Nord-Trøndelag merket vi at det var en dynamisk og konstruktiv tone, og vi fikk raskt satt opp en pilot, sier Øksby, som legger til at både Sandsnesmoen, Tuset Gustad og Thorvik har vist stort engasjement i å få piloten opp på beina. ​

Andre innovasjonsnyheter fra Helse Nord-Trøndelag:

Tester kontaktfri søvnmonitor for utredning av søvnapne

​Styrker helseforetaket med ny internasjonal spesialistutdanning